Ben jij op zoek naar de perfecte To Do Lijst voorbeeld, download hier jouw gratis to do lijstje! In welke categorie pas jij het beste? Ben jij die ene die zijn To-Do-Lijstje van de dag volledig afwerkt, voordat je naar huis toe mag? Of ben jij eerder iemand die zich elke dag opnieuw voorneemt om het To Do Lijstje af te werken, maar het einde van de dag meer taken had dan uren?
Eerlijk is eerlijk, we willen allemaal graag diegene zijn die altijd perfect zijn takenlijstjes afwerkt. En daarmee voldoende tijd overhoud, zijn planning goed voor elkaar heeft en geen eeuwigdurende strijd met zichzelf hoeft te voeren over alle taken die nog open staan.
Maar gelukkig, er is hoop! Plannen en goede (realistische!) takenlijstjes maken kun je leren!
Verbeter je To Do Lijst
Ken je dat; je maakt eindeloos veel lijstjes, maar je boekt nog niet echt vooruitgang in je dagelijkse taken? Een effectieve lijst kan een groot verschil maken. Gelukkig hebben we een aantal eenvoudige tips voor je verzameld om een zo goed mogelijke lijst samen te stellen. We loodsen je er door heen!
Hoe effectief is je lijst? Helpt het bij het plannen van je dag(indeling) en het stellen van prioriteiten? Of heb je net als wij een eindeloze lijst waarbij je een enorm schuldgevoel voelt omdat je zo veel niet hebt kunnen afvinken?
Een goede to do list kan je helpen je dag vorm te geven. Ook kan het helpen in het prioriteren van de meest belangrijke taken. Maar hoe doe je dat? Allereerst: laat je taken beknopt en specifiek zijn. Het is wellicht onmogelijk om al je taken in één dag te proppen.
Maak jij liever op een analoge manier een To Do lijstje? Kies dan voor de duurzame optie, zoals dit hervulbare notitieboekje van Moyu. Gemaakt van steenpapier, dit papier is eindeloos herschrijfbaar. Dit komt door de speciaal bijgeleverde pen en uitwisdoekje. Wil je meer hierover weten, bekijk hier eens deze fantastische notitieboekjes!
6 manieren om je To Do List te verbeteren
1. Getting Things Done
Misschien heb je er wel eens van gehoord; de GDT-methode. Mocht dit je nu volledig vreemd in oren klinken; het staat voor Getting Things Done en werkt heel effectief. Het helpt je de juiste tools te kiezen, maar vooral ook om efficiënt gebruik te maken van je to do lijstje.
De Getting Things Done methode is ontwikkeld door David Allen. Hij heeft daar een interessant boek over geschreven, waardoor wij fan van deze methode zijn geworden. Deze methode stelt je in staat om productiever te zijn, sneller informatie te filteren en wat relevant is onder te brengen in een betrouwbaar systeem. Irrelevante informatie verdwijnt hierdoor uit je blikveld, waardoor je volledige aandacht voor de juiste dingen hebt.
Benodigdheden GTD-methode
Jaren geleden waren er veel systemen op kantoor in papier beschikbaar, denk maar eens aan bijvoorbeeld de agenda. Tegenwoordig gaat steeds meer online en is de technologie enorm gegroeid. Maar welke spullen heb je precies nodig om dit GTD systeem toe te passen?
Inbox
Agenda
Lijsten
Prullenbak
Archiefsysteem (referentiemateriaal)
De GTD methode is zowel via de computer/telefoon als via een papieren agenda of to do list mogelijk.
2. Kies de juiste app*
Er zijn een aantal apps die erg goed aansluiten op de GTD-methode. We hebben deze apps voor je op een rijtje gezet.
*Werk je liever op papier? Scroll dan naar beneden. Daar vind je (gratis!) lijstjes die je kunt downloaden. Uiteraard volledig in Sammy Ray stijl, zodat ze er ook nog eens fantastisch uit zien ;)
2.1 Things
Things is een Mac-programma waarin de minimalistische vormgeving een helder overzicht geeft. Het is een taakbeheer programma en sluit goed aan in de GTD-methode. Wij vinden hem erg helder en eenvoudig in gebruik. Er zitten niet zo veel toeters en bellen aan, hierdoor blijf je goed gefocust op je taak.
Je kunt met de app Things heel makkelijk taken toevoegen (ook vanuit de andere onderdelen van de app). Het ordenen van je taken doe je door eenvoudig te verslepen. We snappen ook wel waarom deze app winnaar is geweest van de Apple Design Award in 2017. Het design is zoals eerder al genoemd eenvoudig, overzichtelijk en toch heel prettig om naar te kijken.
Meest geschikt voor: solo gebruikers zonder team die een eenvoudig en overzichtelijke app zoeken, gebaseerd op de GTD-methode. Prijs: €10,99
2.2 Todoist
Joepie! Een gratis* app waar je goede lijstjes kunt maken. Todoist is een app die je op elk apparaat en browser kunt gebruiken. Het beschikt over alle functies die je eigenlijk nodig hebt om je taken te kunnen voltooien.
Wij gebruiken deze app veelvuldig (lees: altijd) en het helpt ons om goed te organiseren de rust te bewaren. Alles wordt erin genoteerd; zowel alle zakelijke taken en projecten als privé to do lijstjes. Kijk hier een filmpje van Todoist.
Meest geschikt voor: prijsbewuste gebruikers, kan in teamverband gebruikt worden.
* De basis versie van de app is gratis. Wil je meer tools gebruiken in de app dan kun je voor ongeveer E 3,- per maand of 30 euro per jaar een premium versie nemen.
Jouw favoriete GTD-apps?
Wij zijn in ieder geval enthousiast over bovenstaande apps. Maar misschien heb jij nog wel een andere suggestie. We horen het graag. Deel ze met ons in de opmerkingen!
3. Maak meer dan één lijst
Wanneer je echt een goede takenlijst wilt
maken, heb je er niet één. Op maar een enkele lijst raak je namelijk snel het overzicht kwijt en is het lastiger te prioriteren. Als je bijvoorbeeld aan het werk bent, wil je niet afgeleid worden door je privé takenlijst. En andersom natuurlijk.
En er bestaan natuurlijk meer lijsten dan alleen een takenlijst. Misschien heb je wel behoefte aan een ideeën-lijstje, boodschappenlijstje, klusjeslijst etc. We hebben alvast een paar prachtige lijstjes voor je gemaakt. Deze zijn gratis (!) te downloaden.
4. Voeg je nieuwe taak zo snel mogelijk toe
Popt er een nieuwe taak in je op, noteer deze dan direct op je takenlijst. Dit heeft een belangrijke reden. Namelijk dat hij dan weer uit je hoofd kan. Het voorkomt dat je er over blijft nadenken en dit kostbare ruimte in je brein inneemt. Je hoeft de taak op deze manier niet meer te onthouden. Dat lucht op!
5. Werk met deadlines
Het klinkt natuurlijk erg streng wanneer we zeggen dat je met deadlines moet werken. Niets moet natuurlijk, maar het helpt erg om een vervaldatum aan je taak toe te voegen. Hierdoor kun je makkelijker prioriteiten stellen en zijn er geen taken die alsmaar blijven liggen.
Wel is het aan te raden om realistische vervaldatums toe te kennen. Waar wij ons in het begin nog wel eens in verkeken is de traagheid van het afvinken van een taak. Soms ben je afhankelijk van anderen, waardoor je de taak nog niet kan afvinken. Maar let er ook op dat je niet alle taken een enorm lange verlooptijd geeft. Hierdoor verdwijnt de benodigde druk om je taken af te ronden. Zet ook niet alle data op dezelfde dag of week, maar verspreid dit realistisch.
Door deadlines toe te kennen, deel je als vanzelf je week een beetje in. Je ziet duidelijker welke taken op welke dag afgerond moeten gaan worden. Dit geeft veel rust. Je week wordt effectief ingepland, wat zorgt voor een uitstekende tijdmanagement ;)
6. Check regelmatig je takenlijst
Je hebt veel tijd gestoken in een overzichtelijke takenlijst, maar vergeet vervolgens deze regelmatig te bekijken. Dit zou erg zonde zijn. Het leidt je namelijk de dag door. Ook vergeet je minder dingen als je volgens je to do list werkt.
Bij Sammy Ray beginnen we onze week door naar de takenlijsten te kijken. Op deze manier weten we wie wat te doen heeft en wisselen we soms wat taken uit. Verder checken we iedere dag onze eigen takenlijsten. Over het algemeen bekijken we dit aan het begin van onze dag. Hierdoor kunnen we direct goed prioriteiten stellen en focus houden.
Hoe vaker je op de lijst kijkt, hoe minder je taken hoeft te onthouden. Dit geeft weer wat ruimte in je brein voor andere zaken.
Heb je even wat minder focus of energie? Kijk dan eens op je lijst of er wat kleinere taken op staan die je even tussendoor kunt oppakken. Zo voel je je minder verloren en doelloos.
En dan nu het allerleukste
Je hebt een geweldige takenlijst gemaakt. En je week verloopt overzichtelijk en gestroomlijnd. Dan volgt nu waar je het allemaal voor doet; het afvinken! Het geeft zo’n fijn gevoel wanneer je taken kunt afstrepen van je lijst. Elke taak die je kunt afvinken geeft een gevoel van opluchting, je hebt iets bereikt en de klus is geklaard. Een betrouwbaar systeem, waardoor je leven zowel overzichtelijk als minder stressvol kan worden.
Gratis printables
Heb je nu ook zin gekregen om overzicht te krijgen? En ben jij van de papieren lijstjes? Wij van Sammy Ray hebben een paar prachtige printbare lijstjes voor je gemaakt. Gratis te downloaden en uit te printen!
Krijg je niet genoeg van de Sammy Ray lijstjes? We hebben ook een prachtige (gratis!) weekplanner te downloaden. Klik hier.